Onze huurdersvereniging wil nieuwsbrieven verzenden naar alle leden. E-mailadressen in de BCC zetten leidt echter tot een onbekend aantal niet-aangekomen berichten en adressen onder Aan betekent in principe een schending van de privacy.
Er zijn mailservice-firma’s en programma’s, maar dan geven we adressen uit handen. Via Mailmerge kunnen we zelf een hoop doen, maar hoe krijg je dan de ontvangst/leesbevestiging die wij wensen? Biedt Google Workspace soms de goede tools?
Paul van N
Voor het al dan niet aankomen van e-mailberichten Voor het al dan niet aankomen van e-mailberichten maakt het niet uit of de geadresseerden in het Aan/To-veld staan of in de BCC (Blind Carbon Copy). Als een mail niet kan worden afgeleverd, omdat bijvoorbeeld de mailbox van de ontvanger de maximale opslagcapaciteit heeft bereikt, dan probeert de mailserver het nog een aantal keer. Na een bepaald aantal onsuccesvolle pogingen krijgt de verzender een bericht dat het verzonden mailbericht niet kon worden afgeleverd, met veelal de reden. Een niet-correct mailadres wordt echter diréct gemeld bij de afzender, omdat de mailserver het mailbericht dan niet kan afleveren. Daarnaast zijn er nog mailadressen waarvan de mailbox nooit wordt gelezen. De zogenoemde <no.reply> mailadressen, maar die zijn veelal herkenbaar. Er zijn ook nog mailboxen waar berichten uit verstuurd worden, maar waar je niets naar terug kunt sturen. Onder andere spammers en malafide websites maken daar gebruik van. Kortom: als er geen melding volgt dat de mail niet kon worden afgeleverd, dan kan de afzender van de mail ervan uitgaan dat de mail is afgeleverd in de mailbox of spambox van de mailserver van de geadresseerde.
Het versturen van een mail met ontvangst- en/of leesbevestiging is bij een aantal mailclient-programma’s mogelijk, waaronder Microsoft Outlook. Klik daartoe op Bestand, Opties en dan op E-mail en kijk bij de ontvangst- en leesbevestigingen. Een ontvangstbevestiging heeft echter weinig toegevoegde waarde, omdat niet alle mailservers dit ondersteunen en de mailservers wel een melding geven als het bericht niet kan worden afgeleverd. Om privacy-redenen mag de leesbevestiging bij de ontvanger geen automatisch mechanisme zijn en moet de ontvanger dus actie ondernemen door in een pop-up schermpje een bevestiging aan te klikken. Veel gebruikers hebben er echter een hekel aan als een leesbevestiging wordt gevraagd, omdat men zich dan gecontroleerd voelt en daarmee aangetast in de privacy. Zij maken zelf wel uit of en wanneer een mail wordt gelezen. Zij negeren dan het verzoek of hebben die functie op voorhand al uitgezet. Het wil het ontvangen en aanvullend openen van een mailbericht niet altijd zeggen dat de ontvanger ook kennisneemt van de inhoud.
Met Mailmerge kun je vanuit een adressenlijst automatisch berichten versturen, maar dit lost het niet lezen-probleem inderdaad niet op. Google Workspace en Gmail bieden hierbij helaas ook geen toegevoegde waarde.
Samengevat: Als een mailbericht niet kan worden afgeleverd op een mailserver, dan krijg je daarvan een melding. Het lezen van een mailbericht kan niet worden gegarandeerd, maar heeft meer succes met een kop en tekst die bij de lezer interesse opwekt.
