Ik heb een gouden tip om m’n mailbox en mijn hoofd leeg te houden.
Frans Huijbregts
Als ik iemand een mail stuur waarop ik een actie, antwoord of iets dergelijks verwacht, dan zet ik mezelf in de BCC. Als die mail dan bij mij binnenkomt, wordt ie met een ingestelde regel automatisch als gelezen gemarkeerd, krijgt hij een rode vlag en verdwijnt hij in mijn Inbox onder de streep. Ik check regelmatig de rode vlaggen van beneden naar boven - de oude staan immers onderaan. Mocht ik nog geen reactie hebben ontvangen, dan stuur ik de mail weer naar die persoon (“Kun je nog even reageren op onderstaande mail?”) met wederom een BCC naar mezelf. Totdat ik het antwoord heb gekregen en de mail uit de afdeling ‘rode vlaggen’ kan verwijderen.
Outlook ziet er in verschillende versies net even anders uit. In Office 365 heb ik de regel als volgt ingesteld:
- Tik een mailtje naar jezelf en ga daarop staan in de Inbox.
- Klik met de rechtermuisknop, selecteer Regels en vervolgens Regel maken.
- Vink het vakje Aan (met daarachter je naam) aan en klik op Geavanceerde opties.
- Zet vinkjes bij Vlag toevoegen aan bericht voor opvolgen op dit moment en bij Als gelezen markeren.
- Vervolgens moet je nog een actie toevoegen. Klik in het veld onder Stap 2 op Opvolgen op dit moment. Er verschijnt een pop-up venster, selecteer bij Voor ‘Geen datum’.
- Klik tenslotte op OK en op Voltooien.
- Om de Inbox overzichtelijk te sorteren klik je op het item Op datum en selecteer je E-mail met vlag en zet je de datum op ‘aflopend’. Het pijltje wijst dan omhoog.
