Omdat ik penningmeester werd van een vereniging, heb ik voor mezelf een spreadsheet in Excel ontwikkeld: een eenvoudig grootboek om de administratie makkelijk en overzichtelijk bij te kunnen houden en om de verschillende inkomsten en uitgaven gerubriceerd te krijgen.
Thibaud Taudin Chabot
Ik stuur mijn spreadsheet op als Lezerstip in de hoop dat andere vrijwillige penningmeesters bij kleinere verenigingen er baat bij kunnen hebben. Het Excel-bestand is te downloaden op de website van PC-Active (pcactive.nl/tips_/7005-excel-hulp-voor-penningmeesters). De inkomsten en uitgaven zijn gemakkelijk te rubriceren in maximaal 9 inkomsten- en 9 uitgavenrubrieken en een spaarrekening. Het enige dat de gebruiker hoeft te doen, is op het tabblad Instructies de gele velden invullen. Dit hoeft eigenlijk alleen maar de eerste keer. Alleen op regel 25 van het tabblad Instructies moet voor elk jaar nog wel het boekjaar ingevuld worden en op de regels 28 en 29 de beginsaldi van dat boekjaar. 
Daarna is het eenvoudig: op het tabblad Grootboek Bank hoeven nu alleen nog maar de boekdatum, de omschrijving en het bedrag ingevuld te worden en uiteraard nog de code voor het rubriceren. Als het een uitgave is, komt er automatisch een ‘bonnummer’, dat op het desbetreffende bonnetje geschreven kan worden om het bij controle makkelijk terug te kunnen vinden. Dat is alles. Aan het einde van het boekjaar is het tabblad Totalen handig voor het jaaroverzicht.
Dit spreadsheet was voor mij duidelijk een voorbeeld van één keer investeren om het daarna eenvoudig te kunnen gebruiken. Ik hoop dat dit ook geldt voor andere penningmeesters.