Tips voor een goed digitaal formulier

Een digitaal formulier is een handig hulpmiddel om snel data te verzamelen. Vaak vergeten de makers van formulieren echter dat het begrijpelijk moet zijn voor degene die het formulier invult: het invullen moet eigenlijk een fluitje van een cent zijn. Toch vinden veel mensen zelfs digitale formulieren nog log en moeilijk te begrijpen. Hoe zorg je er nu voor dat je een goed digitaal formulier maakt?

Beginnen met de vragen
Het begint allemaal met de vragen. Eigenlijk is ‘Zo kort mogelijk!’ het adagium. Stel alleen vragen die onvermijdelijk zijn en schrap alle subvragen die je zou kunnen hebben. Maak ook niet alle vragen verplicht om in te vullen. Alleen de belangrijkste vragen moeten verplicht zijn.
Je kunt in veel verschillende tools aangeven of een veld verplicht moet worden ingevuld of niet. Het gevaar is dat de ontwikkelaar alle velden verplicht maakt, maar dit zorgt juist voor weerstand bij degene die het formulier invult.

Duidelijke beschrijving van het formulier
Formulieren zijn er in allerlei soorten en maten: enquêtes, contactformulieren, checklists, en zo kunnen we nog eindeloos doorgaan. Maar welke functie heeft jouw formulier? Het is belangrijk dat duidelijk uit te leggen. Dat doe je door een heldere titel toe te voegen aan het formulier en bij elk veld uit te leggen wat de functie van het formulier is.
Bij sommige programma’s kun je een tip-tool plaatsen. De invuller gaat dan met zijn muis over het vraagteken en ziet een uitleg over hoe de vraag moet worden beantwoord. Ondersteunt jouw programma dit niet? Dan kun je misschien een voorbeeldantwoord als placeholder invullen.
Handig is ook om velden duidelijke namen te geven. Het veld ‘voornaam’ kun je bijvoorbeeld ‘first name’ noemen. Dat is ook handig voor automatische invullers. Veel systemen (waaronder Mac) staan toe dat de gebruiker automatisch velden kan invullen. Met herkenbare namen is de kans groter dat het veld al van tevoren kan worden ingevuld. Dat is veel gebruiksvriendelijker en verhoogt de tevredenheid over het formulier.

Voorzichtig met privégegevens
De meeste formulieren verzamelen persoonsgegevens. Vroeger was dat geen probleem, maar toen was er nog geen Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Tegenwoordig is het belangrijk dat je nadenkt of je de privégegevens echt nodig hebt om het formulier goed te laten werken. Oftewel: is er relevantie? Soms heb je helemaal geen persoonlijke gegevens nodig. Verwerk je persoonlijke gegevens? Dan is het zaak dat je uitlegt wat je ermee doet, hoe lang ze blijven bewaard en hoe je als gebruiker je gegevens kunt laten verwijderen. Bovendien moet je een privacyverklaring schrijven.
Technisch zijn er ook een aantal zaken belangrijk met deze gegevens. Denk bijvoorbeeld aan voldoende ruimte voor de achternaam of de straatnaam. Deze namen kunnen soms best lang zijn. En als je vraagt naar het geslacht, kun je anno 2020 het niet maken om ‘man’ en ‘vrouw’ als enige opties te geven. In 2020 identificeren mensen zich ook als non-binair, als transgender, et cetera.
Maak een optie om de postcode in te vullen zoals de invuller het wel. 1234AB moet dus mogelijk zijn, maar 1234 AB ook. En streepjes en spaties moeten ook gefilterd kunnen worden.

Onhandig: een wisknop naast een verzendknop
Wat experts heel vaak fout zien gaan, is dat een wisknop naast een verzendknop wordt geplaatst. Erg onhandig, want een keertje fout klikken en degene die het formulier invult, kan weer helemaal opnieuw beginnen. De bereidheid alles nog eens in te vullen is vaak erg klein en het levert alleen maar frustraties op.

Welke tool gebruiken?
Er zijn verschillende manieren om formulieren te bouwen. Denk bijvoorbeeld aan Google Formulieren (vanuit Google Drive), Word, Excel et cetera. Een nieuwe, handige app die je ook mobiel kunt gebruiken, is Incontrol. Gebruikers kunnen het formulier dan ook eenvoudig op hun smartphone of tablet invullen. Dat is dat ene stukje gebruiksvriendelijkheid dat veel gebruikers van je formulier kunnen waarderen.