7 tips voor Microsoft Teams

Als gevolg van de COVID-19 crisis werken we meer dan ooit op afstand. Hierbij maken veel mensen gebruik van Microsoft Teams. Werk je zelf al met Microsoft Teams of ben je dit van plan, dan vind je hier handige tips.

Algemene functies Microsoft Teams
De basis van Microsoft Teams is communiceren. Je kunt meerdere chatgesprekken met bijpassende groepsnamen aanmaken en daaraan toevoegen wie je maar wilt.
• Vergaderen in teams van 2 tot 10.000 personen
• Chatten en (video)bellen, eventueel met schermdeling
• Bestanden delen en direct bewerken
• Werkt perfect samen met andere Microsoft-apps

Microsoft Teams downloaden kan voor Windows, MacOS, iOS en Android. Je kiest dus zelf of je via smartphone of desktop gebruik wilt maken van deze tool.

Tip 1: Live-event aanmaken
Was je eerst regelmatig aanwezig op events, maar kan dat nu niet doorgaan wegens corona? Hier biedt Microsoft Teams uitkomst. Je kunt namelijk een live-event aanmaken waaraan men kan deelnemen. Hiervoor hoeven kijkers niet per se in jouw ‘team’ te zitten, want je kunt ook gasten uitnodigen.
Je start vanuit de Agenda in Teams en drukt (rechtsboven bij Nieuwe vergadering op het dropdown-menu) op Livegebeurtenis. Nu kun je een openbaar live-event aanmaken. Je kunt dit tevens opnemen, zodat je het op een later tijdstip ook nog beschikbaar kunt stellen voor afwezigen.
Ook kun je de achtergrond aanpassen, waardoor het lijkt dat je staat te presenteren vanuit een bepaalde locatie. Goed voor de feeling van je online event!

Tip 2: Notificaties sturen naar iedereen in het team
Als je een belangrijk nieuwtje wil delen met je organisatie, dan hoef je daarvoor niet iedereen apart te contacteren. Je kunt namelijk met een @-code ervoor zorgen dat dit bij iedereen terechtkomt. Hiervoor typ je je bericht @teamchannelnaam. Nu zal iedereen in de betreffende channel een notificatie krijgen van jouw update.

Tip 3: Alle Microsoft-applicaties in één paneel beheren
Microsoft Teams werkt perfect samen met alle andere Office-apps, zoals Word, PowerPoint, Excel en SharePoint Intranet. Vanuit Teams kun je deze apps beheren. Ook kun je direct documenten delen, bewerken en zelfs samenwerken aan bestanden.
Wil je toegang tot alle apps van Office 365? Dan kun je met deze free trial gratis Microsoft Office downloaden.

Tip 4: Gevoelige informatie bewaren in privékanaal
Is er informatie die niet voor iedereen bedoeld is? Dan kun je een privékanaal aanmaken. Je kiest zelf wie je hierin toevoegt. Je kunt zelfs een eigen kanaal aanmaken waarin je voor jezelf notities kan maken. Dat is soms erg handig en bovendien goed afgeschermd.

Tip 5: Breng nieuwe collega’s op de hoogte
Nieuwe collega’s updaten over verschillende projecten kost vaak veel tijd. Het handige aan Teams is dat je een nieuwe werknemer toegang kunt geven tot eerdere chatdialogen. Hierbij kies je zelf hoever de tijdlijn terug moet gaan.

Tip 6: Te snel een bericht gestuurd?
Heb je een bericht gestuurd en heb je daarbij te snel op Enter gedrukt? Het overkomt de beste! Gelukkig kun je direct je bericht aanpassen. Druk twee keer op het pijltje omhoog en je cursor springt direct naar je bericht toe, waarna je het kunt bewerken.

Tip 7: Geheugen besparen door in browser te werken
Gebruikers van Teams geven soms aan dat de software flink wat RAM-geheugen inneemt. Om dit te omzeilen, kun je ook van Teams gebruikmaken via je browser. Heb je dus zelf last van trage verbinding via Teams, dan is het werken via internet zeker het proberen waard.

Benieuwd naar meer digitale tips & tricks? Je vindt ze hier op pcactive.nl!

Dit artikel kwam tot stand in samenwerking met downloaden.nl