Workshop Digitale aanmeldingsgegevens veilig op een usb-stick

Dennis Gandasoebrata

In geval van overlijden, komt er veel op de nabestaanden af. Het is daarom erg belangrijk dat zij zoveel mogelijk worden geholpen met de afwikkeling van zaken. Je ‘digitale nalatenschap’ vormt daarbij een onmisbaar onderdeel. Voorkom dat achterblijvers moeten zoeken naar de juiste gegevens. Zorg dat je omgeving zo eenvoudig mogelijk toegang heeft tot gegevens die van belang zijn en waarvoor jij toestemming wilt geven. Denk hierbij e-mailaccounts en sociale-mediapagina’s. Welke gegevens je deelt, is uiteraard een persoonlijke keuze.

Wat we gaan doen
We maken een usb-stick met aanmeldingsgegevens voor de diensten waartoe je de nabestaanden toegang wilt geven. Deze stick moet zo laagdrempelig mogelijk in het gebruik zijn: elk type gebruiker moet ermee uit de voeten kunnen. De usb-stick bewaren we vervolgens op een veilige locatie – zoals een kluis – of geven we in bewaring bij een beheerder. In geval van nood geeft de stick toegang tot de noodzakelijke gegevens. Regel van te voren duidelijk wie er toegang heeft tot je gegevens, laat je hierbij bijvoorbeeld (ook juridisch) voorlichten door een notaris. Lees ook het artikel ‘Regel tijdig je digitale erfenis’.

Hoe we het gaan doen
De wachtwoorden slaan we op in KeePass, een degelijke wachtwoordmanager. Voordeel hiervan is dat alle aanmeldingsgegevens op één centrale locatie zijn ondergebracht. We zorgen ervoor dat KeePass ook op de usb-stick terechtkomt, zodat gebruikers met de usb-stick alles tot hun beschikking hebben voor toegang tot je gegevens en zij niet nog zelf programma’s hoeven te installeren. Zorg voor een lege usb-stick. Groot hoeft deze niet te zijn: een stick met een capaciteit van 1 GB is al voldoende voor ons doel.

We gebruiken KeePass voor het vastleggen van onze gegevens

Portable installatie
Normaal gesproken installeer je een programma voordat je het kunt gebruiken. Voor ons doel – het voor anderen zo eenvoudig mogelijk maken om zaken af te wikkelen – willen we juist voorkomen dat er eerst software moet worden geïnstalleerd. We zorgen ervoor dat de gebruiker KeePass direct kan starten vanaf de usb-stick, en kiezen daarom voor een ‘portable’ versie van KeePass. Dat is een versie die je meteen kunt gebruiken, installeren is niet nodig. Ga naar https://keepass.info/download.html en download de variant Portable. Het programma wordt aangeboden als ZIP-bestand. Bewaar het ZIP-bestand in een aparte map. Open de map waarin het bestand is opgeslagen en klik met de rechtermuisknop op het bestand. Kies Alles uitpakken en klik hierna op Uitpakken. Een nieuw venster met de inhoud van het programma wordt geopend. Versleep nu deze bestanden naar de usb-stick.

We gebruiken de ‘portable’ versie van Keepass, 
die werkt zonder het te hoeven installeren

		Aanmeldingsgegevens opgeven Nu is het tijd KeePass te vullen met de aanmeldingsgegevens (zoals wachtwoorden) die je wilt delen in geval van overlijden. Open de usb-stick en dubbelklik op het bestand KeePass. Het programma wordt geopend. We maken eerst een nieuwe database aan. In dat bestand worden de aanmeldingsgegevens opgeslagen. Kies File, New. KeePass vraagt waar de database moet worden bewaard. In deze database worden je aanmeldingsgegevens opgeslagen. Omdat we direct vanaf de usb-stick werken, kiezen we ervoor om het bestand daar op te slaan. Geef de juiste locatie op en kies voor Opslaan.
Je gegevens worden opgeslagen in een databasebestand

Hoofdwachtwoord opgeven
Geef een hoofdwachtwoord voor de database op. Met dit hoofdwachtwoord krijg je toegang tot de database met wachtwoorden. Kies een sterk wachtwoord en onthoud dit. Klik op OK. Hierna wordt een nieuw venster geopend. De standaardinstellingen zijn in orde en daarom klikken we op OK.

Het hoofdwachtwoord geeft straks toegang tot de database met alle aanmeldingsgegevens

Een noodblad maken
Heel belangrijk voor ons doel is het maken van een noodblad. Op dit fysieke papier staat hoe de nabestaanden toegang krijgen tot je gegevens: je schrijft op dit papier het hoofdwachtwoord. In het venster Emergency Sheet klik je op Print. Nadat je het papier hebt afgedrukt, noteer je hierop het zojuist gemaakte hoofdwachtwoord (in het vak Master password). De combinatie van het fysieke, papieren noodblad met het hoofdwachtwoord en de veiligheid van de versleutelde database op de usb-stick geven nabestaanden toegang tot de gegevens. Beide onderdelen (dus de usb-stick en het papieren noodblad) worden door jou of de beheerder op een veilige plaats opgeborgen. 

Op het noodblad vinden je nabestaandeninstructies om toegang te krijgen tot je versleutelde aanmeldingsgegevens

Gegevens opgeven
Vul nu de database van KeePass met de wachtwoorden voor je nabestaanden. Kies Edit, Add Entry. In het geopende venster vul je zaken zoals gebruikersnaam en wachtwoord in. Is het venster ingevuld? Bevestig met een klik op OK. De vermeldingen verschijnen rechts in het venster van KeePass. Herhaal deze stappen voor alle diensten waartoe je toegang wilt geven. 

Geef per dienst de juiste aanmeldingsgegevens op, en wees zo volledig mogelijk

Standaard heeft KeePass al enkele categorieën gemaakt, onder meer voor internetbankieren en e-mail. Je vindt deze categorieën links in het venster. Wil je een eigen categorie toevoegen? Klik Edit, Add Group, en geef de naam van de gewenste categorie op.

Je kunt eigen categorieën maken

Steuntje in de rug
Vraag je je af voor welke diensten je graag je aanmeldingsgegevens deelt in geval van nood? Op www.hcc.nl/ vind je een bestand met een overzicht van mogelijke digitale diensten. Leg deze naast het toetsenbord en gebruik deze als leidraad bij het vullen van KeePass. Zo ‘vergeet’ je niets, zoals bijvoorbeeld de pincode van je mobiele telefoon of het wachtwoord van je computer.

Controleren!
Ons werk zit erop. Controleer of de usb-stick naar behoren werkt. Open de inhoud van de usb-stick, dubbelklik op KeePass en vul het hoofdwachtwoord in. Wordt de database goed geladen, dan is de stick gereed en kun je deze op een veilige plek bewaren of aan een beheerder overhandigen. Een gerust gevoel!